Sente que precisa de melhorar a maneira como gere o seu negócio? Sabe o que é um ERP e porque o deve implementar? Conhece os benefícios que pode trazer para a sua empresa?
Neste artigo, vamos responder a estas perguntas e focar-nos-emos no ERP e nas suas funcionalidades, que tipo de informação pode fornecer e como poder ajudar no processo de tomada de decisão.
Software ERP: o que é?
ERP surgiu do termo em inglês Enterprise Resource Planning. No entanto, em português usamos o termo planeamento dos recursos empresariais. A implementação de um ERP consiste na instalação e configuração de um software cuja particularidade é unir toda a informação da empresa. Em suma, fica tudo centralizado e a informação é partilhada entre departamentos.
O ERP tem uma base de dados única e toda a informação inserida, alterada e/ou partilhada, é atualizada em tempo real. Este sistema de TI divide os processos e tarefas através de módulos, facilitando o controlo e organização dentro do sistema.
Planeamento dos Recursos Empresariais
Se o ERP melhora o controlo e a troca de informação, bem como a qualidade da mesma, também acelera a coordenação e sincronização entre departamentos/equipas, tendo um impacto direto na produtividade.
Esta ferramenta de apoio à tomada de decisões, permite fazer escolhas mais acertadas a qualquer momento. A capacidade e o tempo de análise e auditoria de um software ERP é de suma importância: os dados ficam disponíveis a 100%, tornando muito fácil identificar a origem de toda a informação.
Para que serve um ERP?
Numa só palavra: organizar. Um ERP tem uma base de dados única, onde se encontram todas (ou parte, caso o queira), as informações e o fluxo (processos), do negócio. Adicionalmente, tem ainda a capacidade de integrar com outros sistemas. Muito resumidamente: um ERP poupa tempo, diminui erros, automatiza tarefas, fornece relatórios e análises que afetam positivamente qualquer tomada de decisão. No geral, se bem aplicado, torna a empresa mais organizada e eficiente.
Dependendo da diversidade e das necessidades da empresa, pode optar por usar, ou instalar, todos os módulos existentes ou então apenas os que são necessários à atividade.
Nota: ter módulos de diferentes sistemas, pode ser negativo e não ir de encontro ao propósito de ter um ERP. Tenha também em mente a capacidade de evolução (ou de escala), do sistema. As necessidades da sua empresa alteram-se com o passar do tempo.
Quais são os requisitos para um sistema ERP?
Imagine o impacto de partilhar, em tempo real, o mesmo banco de dados em todos os processos e departamentos. De seguida, a fim de obter uma ampla visão analítica, vamos analisar a gestão do negócio no seu todo.
O ERP deve ser capaz de oferecer apoio na tomada de decisões e apoio produtivo em diversos níveis
- stock e e inventário;
- cadeia de fornecimento;
- gestão de recursos;
- produção;
- compras;
- vendas e relação com cliente;
- tarefas e projetos;
- recursos humanos;
- finanças e contabilidade.
Por que razão se diz que o software ERP é modular?
Da mesma forma que, numa empresa existem diversas áreas, departamentos e processos, que são responsáveis por atividades distintas, o ERP possui módulos .
No entanto, nem todas as empresas possuem as mesmas áreas ou processos, varia consoante o tamanho da empresa e o mercado em que atua. Por exemplo.: se não possui produtos ou matéria prima, não interessa ter um módulo que permita a gestão de inventário ou stock. Assim sendo, os programadores dos ERPs criaram módulos que, conforme as diferentes necessidades, podem ser integrados entre si.
ERP e os seus termos
Desde a sua criação, vários termos têm sido utilizados, por isso, iremos clarificar alguns:
Código aberto ou open source
Se ouvir falar do OpenERP, este é um ERP de código aberto. Significa então que o código fonte é aberto aos programadores e estes podem construir módulos com base no código fonte. O OpenERP pode ser gratuito até um certo ponto, porém, o normal é que o suporte, a manutenção, entre outros, não sejam gratuitos!
Modular
Um software de gestão modular possibilita a ativação de apenas dos módulos que sejam necessários. Consideramos que uma boa escolha é um ERP que tenha a capacidade de oferecer uma vasta gama de módulos, de maneira a satisfazer as expectativas e necessidade, quer das pequenas empresas, quer das grandes empresas, mas também ser um ERP adaptável ao crescimento e à evolução da empresa.
Generalista vs. Especialista
Graças aos constantes pedidos de atualizações dos utilizadores, os programadores criaram ERPs que respondam a todos os pedidos, e que sejam específicos para cada área de negócio ou não.
Nota: cada empresa está preocupada com a sua gestão e consequentes necessidades, portanto é muito comum optar por um ERP especialista.
Vertical
O software ERP vertical é uma solução ERP criada para determinadas áreas/atividades. É, portanto um sistema específico para prover respostas acertadas às perguntas difíceis, relacionadas a um setor de atividade específico.
Nota: alguns destes ainda não cobrem todas as funcionalidades de um ERP.
Qual é o ERP que deve escolher?
Alguns critérios que podem filtrar as escolhas são o orçamento e as reais necessidades.
A boa notícia, que temos para dar, é que não só a tecnologia evolui, como também existem diferentes soluções no mercado. Uma coisa é certa, é cada vez mais comum vermos empresas a adotarem ERPs que estejam na nuvem (cloud). Abaixo apresentamos alguns critérios relevantes que deverá ter em conta no momento da escolha:
Um ERP funcional e orientado para o utilizador
É importante que o sistema seja fácil e user-friendly, ou em portugês, de fácil utilização, uma vez que a implementação e utilização do ERP no quotidiano da empresa é fundamental para o seu sucesso.
Modular
Convém que tenha a possibilidade de poder escolher os módulos que precisa ou não e que, consequentemente, pagará por. No entanto, relembramos que, se um ERP já possui diversos módulos, mesmo que não os use no início, não significa que não precisará destes no futuro.
Integração sem restrições
A capacidade da solução comunicar com outras é crucial. Atualmente existem ferramentas que cumprem o papel de apenas efetuar a integração, o que pode ser uma solução caso o ERP que escolha não seja tão forte neste ponto.
Business intelligence a serviço do seu negócio
Um bom ERP deve ter a capacidade de fornecer informações importantes, mas também facilitar o trabalho de análise das informações. Seja através de relatórios, indicadores e/ou gráficos pré-existentes, como também a capacidade de customizar da maneira que quiser e precisar.
Concluindo, vale a pena investir num ERP?
Sim, sim, sim! Um sistema ERP pode fazer a diferença na administração e planeamento dos recursos da empresa. A possibilidade de organizar as informações e ter acesso a dados claros e precisos é fundamental. Saber o que se passa dentro da sua empresa ou estabelecimento é fundamental para a sobrevivência do negócio! Acreditamos que é um investimento e não um custo, pois definitivamente trará retorno.
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