Graças à pandemia, muitas empresas, gabinetes de contabilidade inclusive, tiveram que adotar, rapidamente, medidas para que os colaboradores pudessem realizar as suas tarefas diárias, reuniões e partilha de ficheiros entre si, a partir das suas próprias casas, recorrendo muitas vezes a serviços Cloud.
Levantando assim as seguintes questões:
- A isto se chama “transformação digital”?
- Estas alterações foram são suficientes para transformar digitalmente as empresas?
- Todos os setores portugueses têm adotado medidas para se transformarem digitalmente?
- Independentemente da sua dimensão, a transformação digital está ao alcance de todas as empresas?
“NÃO” é a resposta a todas as anteriores questões.
Em Portugal, existem mais de 7.000 gabinetes de contabilidade, sendo que se estima que apenas 43% destes possuem 10 colaboradores ou mais. Infelizmente, muitos destes gabinetes não têm capacidade económica para aderir ao fenómeno de transformação digital que se tem vindo a assistir.
Mas vamos voltar ao princípio, sabe em que consiste a transformação digital?
Depois de uma breve pesquisa podemos perceber que “Transformação digital pode ser definida como um fenómeno que incorpora o uso da tecnologia digital às soluções de problemas tradicionais. Assim, abrange mudanças de procedimentos em diversos setores de uma sociedade, isto é, essa transformação modifica o paradigma da utilização da tecnologia, por exemplo, das seguintes áreas: mercado de trabalho, governo, economia, educação, medicina, artes, ciência, comunicação global, entre outros“.
Destacamos, como passo primordial na transformação digital, a implementação de um ERP (Enterprise Resource Planning) que irá transformar na totalidade a metodologia de trabalho dos diversos setores da sua empresa e tornar as tarefas diárias mais rápidas e produtivas.
Relativamente aos gabinetes de contabilidade tradicionais, a transformação digital deverá ocorrer em duas fases:
- Transformação dos processos internos alterando todas as operações realizadas;
- Transformação na relação com o cliente de maneira a melhorar a sua experiência enquanto cliente.
Para que a transformação digital seja implementada, primeiro deverão ser identificados os processos que não estão a ser executados da maneira mais ágil e que são realizados de forma manual. Para que isto aconteça é necessário que todos os membros envolventes entendam como poderão beneficiar do apoio de tecnologias e sistemas mais atuais. Devemos, no entanto, alertar para a importância de fazer este processo de transformação de forma gradual, no entanto efetiva.
Quanto a soluções tecnológicas, podemos distingui-las em três categorias
1. Soluções estabelecidas, como um ERP: este sistema de gestão contabilístico possibilita gerir os diferentes processos diários e automatizar tarefas rotineiras, como por exemplo: reconciliações bancárias; importação em massa de documentos e o seu registo automático; Desta forma, terá um arquivo digital e poderá dizer adeus ao papel e ao tempo perdido à procura de documentação.
2. Soluções em processo de maturação, como a gestão e controlo do processo contabilistico e de produtividade: aqui existe um registo de todas as tarefas realizadas pelos colaboradores; a utilização de soluções que permitem uma gestão centralizada de bancos e finanças de empresas; a adoção da faturação eletrónica e assinatura digital nos processos diários das empresas; e, por último, mas não menos importante, a migração da infra-estrutura tecnológica ou do ERP de contabilidade para a Cloud.
3. Soluções emergentes, como centralização de dados, relatórios integrados e incorporação de inteligência artificial: estas soluções permitem a digitalização de novos processos; a automação de tarefas; a deteção de padrões e a análise de dados para suporte à tomada de decisão relativas a tesouraria ou orçamental; a criação de RPA´s (Robotic Process Automation) que possibilitam a criação de relatórios automáticos ou a automação dos registos contabilisticos diários, que funcionam em conjunto com soluções de digitalização de dados (OCR – Optical Character Recognition); e, por fim, a utilização de uma infraestrutura baseada em Blockchain, de maneira a que se possa garantir a encriptação dos registos de qualquer ativo digital.
Para que seja possível articular estas categorias é importante:
- Criar um plano de crescimento, associado a uma estratégia a curto ou longo prazo;
- Desenvolver uma política de gestão de Recursos Humanos e formação para os colaboradores;
- Implementar uma nova cultura, que aborde a gestão do processo de transformação digital, de maneira faseada.
Se sente e acredita que está na altura de melhorar processos, tornar o dia a dia do seu gabinete de contabilidade mais ágil, eficaz e produtivo, então está na altura de realizar o primeiro passo: implementar um ERP, fale connosco!